Warehouse Management: ¿cómo medir el desempeño del almacén?

El Warehouse Management es una disciplina o estrategia que utiliza KPIs automatizados para medir la eficiencia del almacenamiento, controlar en tiempo real las desviaciones de inventario, detectar cuellos de botella en la preparación de pedidos y optimizar el uso del espacio en el centro de distribución.

En muchos casos, dirigir un almacén sin indicadores significa operar a ciegas: inventario inmovilizado, personal mal distribuido y entregas que llegan tarde. En este post explicamos cuáles son los indicadores que un director de operaciones debe monitorear para proteger el margen y el nivel de servicio.

¿Cómo mide el Warehouse Management la productividad de un almacén?

Una estrategia de Warehouse Management mide la productividad de un almacén a través de cuatro KPIs: líneas surtidas por hora, tiempo de descarga por unidad de transporte, tasa de errores de picking y costo por unidad movida. En conjunto, estos indicadores reflejan la velocidad y el costo real del proceso, sin depender de cuánto inventario tenga almacenado.

Los KPIs de almacén conectan la precisión del inventario con el nivel de servicio: en una estrategia de Warehouse Management, el proceso de Order Fulfillment falla si el picking es lento, sin importar qué tan exacto sea el conteo.

Por ejemplo, una operación puede tener excelente precisión de inventario (IRA) y aún así perder dinero si el picking es lento. La productividad no se mide por cuánto trabajo realiza el personal, sino por cuántas líneas completas surte por hora sin errores.

Esto es lo que miden los cuatro indicadores:

1. Líneas surtidas por hora: cuenta cuántas líneas de pedido procesa un operador en una hora de trabajo activo, sin contar tiempos de traslado entre zonas del almacén.
   
   
2. Tiempo de descarga por unidad de transporte: mide cuánto tarda el equipo en vaciar un camión o contenedor completo, desde que llega al andén hasta que el inventario queda registrado en el sistema.
   
   
3. Tasa de errores de picking: registra qué porcentaje de líneas surtidas llega incompleto, con faltantes o con el producto equivocado, y expone fallas que un conteo de velocidad por sí solo no muestra.
   
   
4. Costo por unidad movida: relaciona el gasto de mano de obra y equipo con el volumen procesado, y es el indicador que conecta la productividad de picking con el costo de almacenamiento global del centro de distribución.

¿Qué precisión de inventario (IRA) necesita un almacén?

Un almacén de alto desempeño opera con una precisión del inventario (IRA) de entre 98% y 99,9%, según datos de Buske Logistics. En operaciones 3PL, ese estándar es todavía más estricto: los 3PL best-in-class mantienen el 99% o más mediante conteos cíclicos y procesos estandarizados.

La precisión del inventario (IRA) es un indicador que mide qué tan bien coincide el conteo físico con lo que registra el WMS. Cuando ese número baja, el almacén pierde visibilidad: aparecen compras de pánico, exceso de stock de seguridad y capital inmovilizado.

Para corregir esta brecha, automatizar la captura de cada movimiento es el primer paso dentro de cualquier estrategia de gestión de almacenes, y es lo que separa un IRA del 95% de uno de 99%.

¿Cómo lograr la precisión de inventario?

• Conteos cíclicos automatizados: un sistema de Warehouse Management divide el inventario en lotes y los verifica de forma continua para no depender de auditorías anuales.
  
  
• Trazabilidad por ubicación y lote: la precisión mide cantidades y requiere que la ubicación y el número de lote registrados coincidan con el inventario físico.
  
  
• Alertas de desviación en tiempo real: el WMS genera una alerta cuando la diferencia entre el conteo del sistema y el conteo físico supera el umbral definido.

¿Qué es OTIF y por qué es el KPI que más le importa al cliente?

El On Time in Full (OTIF) es un KPI que mide el porcentaje de los pedidos que llegan completos y a tiempo, y es uno de los indicadores centrales que todo sistema de Warehouse Management (WMS) reporta en tiempo real.

En 2020, Walmart elevó su exigencia de OTIF a proveedores del 70% al 98%, con vigencia desde el 15 de septiembre, según reportó Forbes. La compañía aplicó una multa del 3% del costo de la mercancía a los pedidos que no cumplían ambas condiciones.

Por ejemplo, un almacén con buena precisión de inventario, pero mal surtido de última hora, falla en OTIF: el indicador combina ambos componentes y no reconoce cumplimiento parcial por cubrir solo uno.

¿Cómo usar mejor el espacio disponible en el almacén?

La densidad de almacenamiento mide qué porcentaje de tus racks y posiciones de almacenamiento está ocupado. Este indicador muestra si el problema es falta de metros cuadrados o una mala distribución del inventario.

Si el almacén está desordenado, un WMS distribuye la mercancía según su rotación de inventarios. Al combinarlo con una técnica de almacenamiento como el método ABC, los productos se clasifican por frecuencia de movimiento y los de mayor rotación se reubican automáticamente en las posiciones más accesibles.

Así funciona el método ABC en almacenamiento:

Productos A: la prioridad del picking

Representan entre el 10% y el 20% de tus SKUs, pero generan la mayor parte del movimiento diario y el WMS los prioriza automáticamente. En un centro de distribución de repuestos industriales, los rodamientos y sellos que se piden todas las semanas se ubican en los racks más bajos, junto al andén de despacho.

Productos B: rotación media, posición intermedia

Se mueven con regularidad, pero no a diario, así que ocupan pasillos intermedios donde el acceso es fácil. Componentes de reemplazo estacional, como piezas que solo se piden en ciertos meses del año, son un ejemplo típico de esta categoría.

Productos C: baja rotación, máxima altura

Representan una fracción baja del movimiento total, pero ocupan espacio de forma constante si no se reubican. Repuestos de baja demanda que se piden una o dos veces al año se destinan a las posiciones más altas o alejadas, liberando el espacio de mayor valor operativo.

Mejore la visibilidad de su almacén con GT+logistics

Convertir estos indicadores en un tablero único, en lugar de mantener reportes separados por área, ayudará a su empresa a tomar decisiones sobre el almacén en horas y no en semanas.

En GT+logistics ofrecemos soluciones digitales de almacenamiento 3PL que integran tableros con KPIs automatizados en tiempo real. Así, la visibilidad de su estrategia de Warehouse Management no depende de reportes manuales ni de datos dispersos:

• Auditoría de indicadores: revisamos qué métricas maneja su equipo, de forma manual o dispersa en distintos sistemas, y dónde hay vacíos de datos.
  
• Integración de sistemas: conectamos fuentes de información del almacén para capturar y consultar datos operativos en tiempo real.
• Optimización del layout: ajustamos la distribución y el flujo operativo de su almacén con base en sus KPIs de rotación de inventarios reales, no en supuestos.