Guía básica de documentación: Transporte Terrestre Nacional

En las operaciones logísticas, tener la documentación para el transporte terrestre nacional garantiza que estas se realicen conforme a las normativas vigentes. Además, las empresas aseguran la operatividad de sus cadenas de suministro, evitando retrasos y multas por incumplimientos legales.

En este post, conocerá cuál es la documentación necesaria para el transporte terrestre según distintos aspectos y cómo gestionar esta documentación para garantizar sus operaciones logísticas.

Cuáles son los documentos legales básicos para el transporte terrestre nacional

Para cumplir con los requisitos legales en el transporte terrestre, es esencial contar con los siguientes documentos necesarios para el transporte de carga que validen y acompañen las operaciones:

1. Carta porte
Es un documento que se utiliza para verificar la propiedad de los bienes mientras están en tránsito. Detalla información crucial como el punto de origen, el destino, datos del vehículo y el conductor, así como las especificaciones y el valor de la carga transportada.

2. Factura comercial
Es el documento que el vendedor emite y dirige al comprador, detallando los productos o servicios vendidos. Es fundamental para calcular impuestos y aranceles en el proceso aduanero, garantizando transparencia total en las operaciones comerciales.

3. Certificado de origen
Este documento establece el origen geográfico de las mercancías. Es decisivo en el comercio internacional, ya que puede influir en la aplicación de tarifas preferenciales y es esencial para cumplir con los tratados de libre comercio o normativas de transporte terrestre específicas del país importador.

Qué documentos de seguridad y control son necesarios para el transporte terrestre

Para el transporte de mercancías nacional existen los siguientes documentos de seguridad y control que ayudan a reducir riesgos y garantizar una operación segura:

1. Seguro de carga
Es un documento requerido para proteger la mercancía contra pérdidas o daños durante el transporte. Cubre diversos incidentes, como accidentes, robos o desastres naturales, proporcionando compensación financiera y ofreciendo tranquilidad tanto a transportistas como a propietarios de la carga. 

2. Manifiesto de carga
Es un documento emitido por la empresa transportadora, que permite el control y seguimiento durante el transporte, y es requerido por las autoridades para verificar la legalidad y correcta gestión de la operación logística. Incluye información como la identificación del vehículo, detalles del conductor, y una descripción de la carga.

3. Declaración de importación/exportación
Es un documento de control aduanero que registra oficialmente las mercancías que ingresan o salen del país. Además, es necesario para calcular y pagar los impuestos y aranceles correspondientes, asegurando el cumplimiento de las normativas aduaneras y fiscales.

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Qué documentación se necesita según el tipo de carga

Cada tipo de carga requiere documentos que deben ser gestionados para asegurar el cumplimiento de las normativas y la seguridad en el transporte terrestre:

• Manifiesto de carga de materiales peligrosos: detalla las características específicas y las medidas de seguridad necesarias para el transporte seguro de sustancias peligrosas.
• Hoja de datos de seguridad (HDS): proporciona información detallada sobre los riesgos asociados al manejo de productos peligrosos y los procedimientos a seguir en caso de accidente.

• Guía de circulación:  autoriza el traslado en vías públicas, detallando la información del vehículo, el propietario, y las condiciones específicas bajo las cuales puede circular.
• Certificado de inspección sanitaria: certifica que los alimentos se transportan cumpliendo con todas las normas de higiene y seguridad alimentaria, asegurando su integridad hasta el destino final.

• Permisos especiales de circulación: necesarios para cargas que superan las dimensiones y pesos estándar. Incluyen, por ejemplo, el permiso para el servicio de transporte de carga. 
• Autorizaciones específicas: obligatorias para vehículos que transportan cargamento por rutas federales, como el Permiso de Autotransporte Federal de Carga.

Cómo gestionar la documentación para transporte terrestre 

Para obtener buenos resultados en la gestión de documentación logística, estos son algunos consejos para mantener la documentación actualizada y accesible:

1. Organice y digitalice
Mantén una copia digital de todos los documentos para facilitar su acceso y almacenamiento. Por ejemplo, puede escanear facturas, contratos y documentos de transporte, y almacenarlos en una nube segura para que estén siempre disponibles.

2. Monitoree periódicamente
Verifique periódicamente que todos los documentos estén actualizados y completos. Por ejemplo, establezca un calendario mensual para revisar las facturas, permisos y otros documentos críticos, asegurando que no haya vencimientos o información faltante.

3. Capacite a su personal
Asegúrese de que todo el personal esté familiarizado con los documentos necesarios y su correcta gestión. Organice sesiones de capacitación donde explique cómo llenar correctamente una carta porte o un pedimento aduanal, y cómo usar las herramientas digitales disponibles.

4. Use un software de gestión
Implemente un software de gestión, como el software de gestión aduanera (SGA), que le ayude a mantener todo en orden y accesible. Por ejemplo, un SGA puede automatizar la entrada de datos, reducir errores humanos y proporcionar alertas para documentos próximos a vencer.

Ejemplo de empresa que optimizó su gestión documental

Una gestión documental eficiente en el transporte de mercancías agiliza las operaciones, reduce errores y ahorra recursos. Así es cómo esta mejora ayudó a la siguiente empresa:

Metro Shipping

Metro Shipping tuvo problemas con el incremento en la documentación aduanera debido a las regulaciones post-Brexit, lo que resultó en retrasos y costos operativos más altos.

¿Qué solución implementaron?
Implementaron una plataforma de digitalización de documentos con inteligencia artificial. Esta herramienta simplificó la gestión de declaraciones aduaneras y mejoró la precisión de los datos.

• Reducción del tiempo de respuesta en un 40%.
• Mejora en la precisión de los datos en un 99%.

• Aumento del 25% en volumen de trabajo con un 20% menos de recursos.

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